Het belang van een rechtsgeldige stemvolmacht binnen de VvE

De stemvolmacht VvE in de praktijk

Het stemmen via een stemvolmacht binnen een VvE is geregeld in verschillende modelreglementen, waaronder MR 1973, MR 1983, MR 1992, MR 2006 en MR 2017. In de praktijk betekent dit dat een eigenaar die niet persoonlijk aanwezig kan zijn op de VvE vergadering, de mogelijkheid krijgt om zijn stem via een ander uit te brengen. Maar het verlenen van een rechtsgeldige volmacht vereist nauwkeurigheid. Volgens het Burgerlijk Wetboek (artikel 3:60 BW) moet de stemvolmacht aan een specifiek aangewezen natuurlijke persoon of rechtspersoon worden verleend. Het verstrekken van een volmacht aan een orgaan, zoals het VvE bestuur, is dus niet toegestaan. Dit blijkt uit een recente uitspraak van het hof Arnhem-Leeuwarden, waarbij stemmen uitgebracht middels zulke volmachten ongeldig zijn verklaard. Hiermee wordt direct duidelijk dat VvE’s, VvE besturen en eigenaren scherp moeten letten op de juiste formulering van de volmacht om te voorkomen dat stemmen tijdens de VvE vergadering buiten beschouwing worden gelaten. De stemvolmacht VvE zorgt voor flexibiliteit binnen het beheer van een appartementencomplex, maar alleen als deze correct wordt toegepast, blijft de besluitvorming rechtsgeldig en effectief.

De rol van het modellenreglement VvE en het bestuur

Het modellenreglement VvE biedt de officiële basis voor veelvuldig voorkomende bepalingen rond stemvolmacht en stemrecht. De meest recente modelreglementen, zoals MR 2006 en MR 2017, zijn expliciet op het punt van volmachtverlening. Zo staat in het MR 2006 dat het niet toegestaan is om een volmacht te verlenen aan de bestuurder van de VvE, om belangenverstrengeling én willekeur te voorkomen. Dit betekent dat de eigenaar iemand anders moet machtigen, bijvoorbeeld een mede-eigenaar, familielid of een professionele partij (mits als natuurlijke persoon of rechtspersoon benoemd). Het bestuur van de VvE heeft vooral een controlerende en faciliterende taak in het stemproces. Het is aan het bestuur om tijdens de voorbereiding van de VvE vergadering te toetsen of de ontvangen volmachten voldoen aan de eisen voor een rechtsgeldige volmacht. Transparante en goed vastgelegde procedures voorkomen achteraf discussie tijdens vergaderingen. Door duidelijke instructies te delen met alle leden over hoe zij een rechtsgeldige stemvolmacht VvE kunnen afgeven, versterkt het bestuur het vertrouwen en de betrokkenheid binnen de vereniging. Het naleven van het modellenreglement VvE en een correcte rolopvatting van het VvE bestuur zijn dus essentieel voor een ordentelijk proces.

Gevolgen van een ongeldige of onjuiste stemvolmacht

Het niet juist verlenen van een stemvolmacht VvE kan aanzienlijke consequenties hebben. Zoals het hof Arnhem-Leeuwarden recentelijk bepaalde, worden stemmen uitgebracht via een niet-rechtsgeldige volmacht – dus verstrekt aan het VvE bestuur als orgaan, in plaats van aan een natuurlijke persoon of rechtspersoon – als ongeldig beschouwd. Dit betekent dat deze stemmen bij het tellen buiten beschouwing moeten blijven. Echter, een ongeldige stemvolmacht leidt niet automatisch tot nietigheid van een besluit uit de VvE vergadering. Of het genomen besluit rechtsgeldig blijft, hangt af van de stemuitslag: is het quorum gehaald en vormt het ontbreken van de betreffende stemmen geen doorslaggevend verschil, dan blijft het besluit overeind; verandert de uitslag door het vervallen van de ongeldige stemmen, dan is het besluit mogelijk niet rechtsgeldig tot stand gekomen. Daarom is het cruciaal om zorgvuldig te controleren of elke stemvolmacht correct en volgens het modellenreglement VvE is verleend, zodat geschillen en onzekerheid worden voorkomen.

Praktische aandachtspunten voor het verlenen van een stemvolmacht binnen de VvE

Het correct verwerken van de stemvolmacht VvE vereist een praktische aanpak. Hier volgen enkele essentiële aandachtspunten:

• Zorg dat de volmacht schriftelijk is vastgelegd en alle relevante gegevens van de machtigende en de gemachtigde bevat.
• Zorg ervoor dat de gemachtigde een natuurlijke persoon of rechtspersoon is, geen orgaan binnen de VvE zoals het bestuur.
• Neem eventueel op naar welke agendaonderwerpen de volmacht zich uitstrekt, voor maximale duidelijkheid tijdens de VvE vergadering.
• Raadpleeg altijd het van toepassing zijnde modellenreglement VvE, zodat u zeker weet dat de procedure overeenkomt met de statuten en de wetgeving.
• Laat het VvE bestuur tijdig controleren of alle ontvangen volmachten voldoen aan de formele eisen en meldt het bij de betrokken eigenaar wanneer dit niet het geval is, zodat correctie mogelijk blijft.

Voor meer informatie over vergaderprocedures binnen de VvE, bekijk onze pagina over VvE vergadering of neem contact op met onze specialisten.

Conclusie

Een correcte en rechtsgeldige stemvolmacht VvE is essentieel voor eerlijke en doeltreffende besluitvorming binnen de Vereniging van Eigenaars. Het modelsplitsingsreglement VvE en het Burgerlijk Wetboek stellen duidelijke voorwaarden, die zorgvuldig opgevolgd moeten worden door zowel het VvE bestuur als de leden. Wilt u zeker weten dat alles rondom de stemvolmacht, uw VvE vergadering of uw VvE beheer goed is geregeld? Neem dan vrijblijvend contact op via ons contactformulier of vraag een offerte op maat aan. BFH Beheer ondersteunt u graag met professioneel en betrokken VvE-beheer.