algemene voorwaarden
1.
Definities:
VvE: Vereniging van Eigenaars in de zin van art
5:124 van het Burgerlijk Wetboek.
Reglement van splitsing: Het Reglement van
splitsing van een VvE.
Vergadering van eigenaars: De vergadering van
eigenaars van een VvE. Dit is het hoogste orgaan binnen een VvE.
VvE Bestuur: Rechtsgeldige vertegenwoordiger(s)
van de Vereniging van Eigenaars voor zover dit blijkt uit de Splitsingsakte;
een vergaderbesluit van de vergadering van eigenaars; of uit de inschrijving
van het bestuur bij de Kamer van Koophandel.
VvE Beheerder: De professionele ondernemer die
nader overeengekomen pakketdiensten aanbiedt voor het beheren van VvE’s.
Beheerovereenkomst: Overeenkomst van opdracht met
een Vereniging van Eigenaars voor het uitvoeren van de overeengekomen diensten.
Voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden inzake het
beheer van Verenigingen van Eigenaars.
Financieel & Administratief Beheerder: De
professionele ondernemer die diensten op het gebied van
administratief/financieel beheer aanbiedt aan VvE’s en daartoe overeenkomsten
aangaat met VvE’s conform nader in de Beheerovereenkomst overeengekomen
diensten en prijzen.
Technisch Beheerder: De professionele ondernemer
die diensten aanbiedt op het gebied van technisch en/of exploitatie beheer en
daartoe overeenkomsten aangaat met VvE’s conform een nader in de
Beheerovereenkomst overeengekomen takenpakket en prijzen.
Additionele/aanvullende werkzaamheden: Werkzaamheden
die niet zijn opgenomen in de beheerovereenkomst met de VvE. Deze extra
werkzaamheden – op verzoek van de VvE en/of het bestuur kunnen zowel op
offerte- als op regiebasis volgens het tarievenblad voor de VvE worden
uitgevoerd.
2. Algemeen
Bedrijfsinformatie
BFH Beheer B.V.
KVK: 95162348
Tel: +31 (0)13 240 0013
E-mail: info@bfhbeheer.nl
IBAN: NL45 INGB 0107 8477 87
BIC: INGBNL2A
BTW-nummer: NL867025293B01
Toepasselijke voorwaarden
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle tussen
de Beheerder en de VvE te maken afspraken waaronder het sluiten van een
beheerovereenkomst. Afwijkingen hierop zijn alleen rechtsgeldig als zij
schriftelijk zijn overeengekomen. Deze voorwaarden zijn ook van toepassing op
aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten voor zo ver ter zake geen
aanvullende – schriftelijk vastgelegde – afspraken zijn gemaakt.
2.2 Voor zover de VvE eigen voorwaarden hanteert zijn
deze niet van toepassing op onderhavige overeenkomst en worden onderhavige
algemene voorwaarden van toepassing verklaard.
Tot stand komen van de Beheerovereenkomst
2.3 Een overeenkomst tussen de Beheerder en de VvE wordt
geacht pas tot stand te zijn gekomen na ondertekening door een door de
vergadering van eigenaars hiervoor gemachtigde.
2.4 De VvE verklaart dat door een daartoe bevoegd orgaan
rechtsgeldig is besloten tot het aangaan van overeenkomst met de VvE Beheerder.
2.5 Deze overeenkomst wordt beschouwd als een
overeenkomst van opdracht zoals bedoeld in artikel 7:400 e.v. van het
Burgerlijk Wetboek.
Partijen bij de uitvoering van de overeenkomst
2.6 De Beheerder dient de overeenkomst in beginsel zelf
uit te voeren maar kan naar eigen inzicht en keuze (een deel van) zijn taken
aan een onder zijn verantwoordelijkheid vallende derde uitbesteden. Daarmede
zijn niet bedoeld de namens de VvE ingeschakelde derden.
Gebruik gegevens
2.7 Om tot een optimale en kwalitatief hoogwaardige
dienstverlening te komen, kan bij de Beheerder periodiek een audit worden
uitgevoerd in het kader van kwaliteitsbewaking (waaronder door certificering).
In het kader hiervan wordt aan de controlerende dan wel certificerende
instelling daar waar nodig inzage gegeven in VvE administraties. Hierbij is de
privacy gewaarborgd middels geheimhoudingsverklaringen.
2.8 De VvE verleent – voor zover noodzakelijk voor een
juiste uitvoering van de door haar opgedragen werkzaamheden – de Beheerder
toestemming om bij de uitvoering van haar werkzaamheden de persoonsgegevens van
de leden te verwerken met in acht neming van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).
2.9 De Beheerder verplicht zich zorgvuldig om te gaan met
de bij de uitoefening van zijn taak verkregen vertrouwelijke gegevens ter zake
de VvE en de Eigenaars en gebruikers van de appartementen.
3. Contractduur
3.1 Voor zover uit de Beheerovereenkomst niet anders
blijkt is deze aangegaan voor onbepaalde tijd. De opzegtermijn bedraagt
minimaal 3 maanden welke ingaat op de 1e van de kalendermaand volgend op de
verzenddatum van de aangetekende opzegging van de VvE aan de Beheerder. De
opzegging dient door de VvE schriftelijk te geschieden. Voor beëindiging van de
overeenkomst is opzegging door één van de partijen, de VvE of Beheerder
noodzakelijk.
3.2 Voor het beëindigen van de Beheerovereenkomst is een
aantoonbaar rechtsgeldig besluit van een daartoe bevoegd orgaan van de VvE
noodzakelijk.
4. Prijzen en Betaling
4.1 De prijs voor de Beheerderswerkzaamheden omvat die
werkzaamheden die in de bijlagen bij de Beheerovereenkomst zijn omschreven. De
overeengekomen prijzen zijn inclusief de dan geldende btw tenzij anders
overeengekomen.
4.2 Alle overeen te komen (additionele) werkzaamheden
zullen door de VvE apart aan de Beheerder worden opgedragen en door de
Beheerder apart bij de VvE in rekening worden gebracht. Dit betreft ook
werkzaamheden die niet direct betrekking hebben op administratief, financieel
of technisch beheer.
4.3 Om de kwaliteitsstandaarden richting alle klanten te
waarborgen hanteert de Beheerder een fair use policy voor de contactfrequentie
en intensiteit van werkzaamheden tussen VvE en de Beheerder. Hierbij kijkt de
Beheerder naar de contactfrequentie en intensiteit van werkzaamheden van de VvE
ten opzichte van het gemiddelde. Bij bovenmatige contactfrequentie en
intensiteit van werkzaamheden wordt de VvE daar door de beheerder in eerste
instantie op aangesproken. Bij herhaaldelijk, structureel en
buitenproportioneel contact en intensiteit van werkzaamheden is de Beheerder
gerechtigd de extra uren in rekening te brengen tegen het dan geldende
uurtarief.
4.4 De prijzen van de dienstverlening worden jaarlijks op
1 januari automatisch aangepast op basis van kostenstijgingen, Herziening van
de Beheerskosten, en veranderende
marktcondities.
4.5 De beheerder is bevoegd de opgegeven c.q.
overeengekomen prijzen op grond van een na de aanbieding c.q. na de
totstandkoming van de overeenkomst opgetreden stijging van bedoelde
prijsbepalende factoren te verhogen, ook al was deze stijging voorzienbaar.
4.6 Indien door veranderde wet- en regelgeving de
dienstverlening van de Beheerder breder wordt dan opgenomen in de
Beheerovereenkomst, kunnen er prijswijzigingen worden doorgevoerd en/of kunnen
er additionele diensten worden toegevoegd aan het tarievenblad.
4.7 Voor de geldigheid van een nieuw gehanteerde prijs is
het niet nodig dat van een door te voeren of doorgevoerde prijswijziging
tevoren een afzonderlijke melding aan de VvE is gedaan.
4.8 De facturen van de Beheerder dienen uiterlijk binnen
30 dagen na de factuurdatum te zijn voldaan op de bankrekening van de
Beheerder.
4.9 Indien binnen 30 dagen na factuurdatum geen volledige
betaling plaatsvindt op de door de Beheerder aan te geven bankrekening is de
VvE ter zake in verzuim.
4.10 Zodra de VvE in verzuim is, is de Beheerder
gerechtigd al zijn werkzaamheden voor de VvE met onmiddellijke ingang op te
schorten. Van het opschorten van zijn werkzaamheden doet de Beheerder
onmiddellijk schriftelijke en aangetekende mededeling aan de (bestuurder van
de) VvE onder opgave van de achterstallige bedragen.
4.11 Indien de VvE na in gebreke te zijn gesteld niet
binnen 16 dagen de achterstallige bedragen heeft betaald is de Beheerder
gerechtigd om de vordering uit handen te geven waarbij de incassokosten volgens
de WIK (Wet op Incasso Kosten) voor rekening komen van de VvE. Hierbij worden
alle betalingen eerst in mindering gebracht op de verschuldigde kosten,
vervolgens op de wettelijke rente en vervolgens steeds op de hoofdsom.
4.12 Indien de VvE Beheerder diensten levert ten aanzien
van schadeafwikkeling aan privé eigendom van leden van de VvE, brengt de VvE
beheerder deze kosten in rekening aan de VvE.
5. Administratief en Financieel beheer
5.1 Alleen als dit uitdrukkelijk schriftelijk is
overeengekomen treedt de Beheerder op als Administratief- en/of Financieel
Beheerder waarbij een nadere uitwerking van de dienstverlening beschreven wordt
in de Beheerovereenkomst.
5.2 De Beheerder stelt de wijze vast waarop de
boekhouding wordt ingericht tenzij partijen daarover bij het aangaan van de
Beheerovereenkomst schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt.
5.3 De Beheerder draagt zorg voor het tijdig gereed
hebben van de jaarrekening. De VvE doet wat redelijkerwijs binnen haar
mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de vaststelling van de jaarrekening
ook tijdig wordt besloten in de vergadering van eigenaars.
5.4 De Beheerder draagt, tenzij anders overeengekomen,
zorg voor digitale bewaring van de administratie, alsmede van een back-up van
de elektronisch vastgelegde administratie. De back-up wordt zodanig bewaard dat
verlies van de gegevens redelijkerwijs uitgesloten moet worden geacht.
5.5 De wettelijke termijn van bewaring van de
administratie (jaarrekeningen en notulen) bedraagt 7 jaar. De VvE administratie
wordt elektronisch vastgelegd in een algemeen aanvaard digitaal formaat zoals
“pdf” en vernietigd met in acht neming van algemeen aanvaarde procedures.
5.6 De Beheerder is gehouden jegens het bestuur van de
VvE, haar leden en de transporterende notarissen informatie met betrekking tot
de (financiële) administratie van de VvE te verstrekken. Voor deze
werkzaamheden kunnen tussen de Beheerder en de VvE (nadere) afspraken over de
daarvoor te maken kosten worden overeengekomen.
5.7 De Beheerder zorgt voor het – aan de hand van een
door hem aan de VvE voor te stellen en door de vergadering van eigenaars vast
te stellen procedure - aanmanen van debiteuren en tot het treffen van incasso-
en/of rechtsmaatregelen ter zake. Het risico voor oninbaarheid van een
vordering ligt bij de VvE.
5.8 De Beheerder draagt zorg voor saldo-management op de
bankrekeningen van de VvE. Er wordt een bankrekening om naam van de VvE aangehouden
alsmede een spaarrekening op naam van de VvE aangehouden waarop de reserves van
de VvE worden gestort. De Beheerder voert in het kader van de
Beheerovereenkomst geen vermogensbeheer. De beheerder heeft namens het bestuur
van de VvE mandaat betalingen te verrichten aan leveranciers welke
werkzaamheden hebben uitgevoerd.
5.9 De Beheerder en de VvE moeten er zoveel mogelijk voor
zorg dragen dat bij de bank de gegevens aangaande de personen die over bank en
spaarrekening(en) kunnen beschikken en de (elektronische) handtekeningen juist
zijn geregistreerd.
6. Technisch (exploitatie) beheer
6.1 Alleen als dit uitdrukkelijk schriftelijk is
overeengekomen treedt de Beheerder op als Technisch Beheerder waarbij een
nadere uitwerking van de dienstverlening beschreven wordt in de
Beheerovereenkomst.
6.2 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen behoort het
niet tot de taak van de Beheerder om gebreken op te merken, de ernst daarvan te
beoordelen, bij oplevering als deskundige een werk op te nemen of over een werk
directie te voeren dan wel anderszins bouwtoezicht te voeren. De Beheerder is
dan ook niet aansprakelijk uit hoofde van niet opgemerkte gebreken, fouten in
de uitvoering door derden of een gebrekkig toezicht op die derden, behalve bij
opzet en bewuste roekeloosheid van de Beheerder. Werkzaamheden en/of te
verlenen diensten voortvloeiend uit (Technisch) Beheer worden uitgevoerd voor
rekening en risico van de VvE.
7. VvE Bestuur
7.1 De Beheerder treedt op als externe Beheerder voor de
VvE en niet als (lid van) het VvE Bestuur in de zin van art 5:131 van het
Burgerlijk Wetboek
7.2 De Beheerder is niet (mede)aansprakelijk als
bestuurder van de VvE.
8. Uitvoering
Informatieplicht
8.1 Partijen zijn over en weer verplicht om elkaar
tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens, inlichtingen en bescheiden
te verschaffen, die nodig zijn voor de behoorlijke uitvoering van het beheer.
Indien de VvE de benodigde gegevens niet tijdig aan de Beheerder verstrekt,
heeft de Beheerder – na een schriftelijke waarschuwing waarbij een redelijke
termijn wordt gesteld - het recht de uitvoering van de overeenkomst geheel of
gedeeltelijk op te schorten, onverminderd zijn recht om de uit de vertraging
voortvloeiende extra kosten volgens de overeengekomen (uur)tarieven aan de VvE
in rekening te brengen.
Behoorlijke uitvoering van taken
8.2 De Beheerder is gehouden tot een behoorlijke
uitvoering van de hem opgedragen taken en werkzaamheden en dient datgene te
doen of na te laten dat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van een deskundig
en zorgvuldig handelend Beheerder mag worden verwacht. Hij handelt bij het
uitvoeren van zijn taak in overeenstemming met de wet, het Reglement van Splitsing,
deze Voorwaarden, de Beheerovereenkomst en de besluiten genomen door de
Vergadering van Eigenaars van de VvE.
8.3 De Beheerder zal bij de uitvoering van de met hem
overeengekomen werkzaamheden de nodige zorg in acht nemen zoals die van een
goed opdrachtnemer verwacht mag worden.
8.4 De Beheerder is gehouden om op tijdige en correcte
wijze gedane en verantwoorde aanwijzingen van of namens de vergadering van
eigenaars op te volgen, indien betreffende werkzaamheden zijn opgenomen binnen
het takenpakket dat met de VvE is overeengekomen.
8.5 Bij uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden
door de Beheerder blijven de VvE dan wel het bestuur van de VvE
verantwoordelijk voor het beleid en correcte besluitvorming daaromtrent,
onverminderd de verantwoordelijkheid van de Beheerder voor een juiste nakoming
van zijn verplichtingen uit de gesloten Beheerovereenkomst. De Beheerder legt
verantwoording af aan de vergadering van eigenaars dan wel aan de door de
vergadering van eigenaars gemachtigden.
Waarschuwingsplicht
8.6 De Beheerder heeft voor gevallen waarin hij van
onvoldoende volmacht of een onjuiste besluitvorming op de hoogte was of
behoorde te zijn een waarschuwingsplicht ten opzichte van de VvE.
8.7 De Beheerder waarschuwt – waar mogelijk – de Bestuurder
en/of de leden in het geval de aan hem gegeven instructies dan wel aan hem
opgedragen werkzaamheden en/of taken in strijd zijn met de Beheerovereenkomst,
de Algemene Voorwaarden, het Reglement van Splitsing, het Huishoudelijk
Reglement van de VvE en/of eventuele aanvullende VvE wet- en regelgeving.
Treffen van noodvoorzieningen
8.8 Bij calamiteiten of spoedeisende zaken is de
Beheerder bevoegd– ook zonder voorafgaande opdracht van de VvE – voor rekening
en risico van de VvE noodvoorzieningen te (laten) uitvoeren die nodig zijn om
de schade voor de VvE zoveel mogelijk te beperken en/of de veiligheid zoveel
mogelijk te waarborgen.
Omvang van de werkzaamheden
8.9 De Beheerder is niet gehouden meer of andere
werkzaamheden ten behoeve van de VvE te verrichten dan die zijn omschreven in
zijn Beheerovereenkomst, voor zover van toepassing met de daarbij behorende
taakomschrijving(en), tenzij tussen partijen nader schriftelijk overeengekomen
is. Indien en zodra de Beheerder een verzoek ontvangt van de VvE met betrekking
tot taken die geen onderdeel uitmaken van de bij Beheerovereenkomst
overeengekomen taken, zal de Beheerder de verzoeker er direct van op de hoogte
stellen dat zij het verzoek om die reden niet in behandeling zal nemen.
Desgewenst zal de Beheerder ter zake een aanvullende offerte uitbrengen of
verwijzen naar het dan geldende tarievenblad.
8.10 De VvE vrijwaart Beheerder tegen alle mogelijke
aanspraken van derden, voor het geval Beheerder op grond van de wet en/of zijn
beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of gedwongen wordt
medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd zijn gevraagd
dan wel ongevraagd, informatie te ontvangen welke Beheerder in de uitoefening
van de opdracht van de VvE of derden heeft ontvangen.
8.11 De werkzaamheden door de Beheerder worden
uitsluitend ten behoeve van de VvE verricht.
Overmacht
In geval van overmacht wordt de verbintenis van de
Beheerder van rechtswege opgeschort voor de duur van de overmacht. Ziekte of
ontstentenis van medewerkers of door de Beheerder in te schakelen derden en
andere vormen van capaciteitsproblemen worden niet als overmacht aangemerkt.
8.12 Indien de overmacht langer dan twaalf weken
voortduurt kan elk der partijen de overeenkomst ontbinden, onverminderd het
bepaalde in artikel 17.
Termijnen
8.13 Door partijen opgegeven termijnen zijn geen fatale
termijnen. Elke partij kan de andere partij bij overschrijding schriftelijk een
redelijke termijn voor nakoming stellen, welke termijn alsdan als fatale
termijn zal gelden.
9. Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV)
9.1 De VvE verklaart dat zij voor het verrichten van
werkzaamheden die ten behoeve van de VvE worden uitgevoerd, geen overeenkomsten
zal aangaan met vreemdelingen die mede op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen
niet rechtsgeldig arbeid in Nederland mogen verrichten.
9.2 Partijen verklaren in overeenkomsten die ten behoeve
van de VvE worden aangegaan met derden te zullen bedingen dat door de
contractspartij geen vreemdelingen zullen worden ingezet die in Nederland mede
op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid mogen
verrichten. Evenzeer zal worden bedongen dat indien die contractspartij een
overeenkomst van onder aanneming dan wel van inlening zou willen aangaan, dit
eerst mogelijk is na verkregen toestemming van de betreffende VvE; de
toestemming zal slechts kunnen worden gegeven als wordt aangetoond dat ook die
derde contractueel verplicht is geen vreemdelingen in te zetten, die in
Nederland mede op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen niet rechtsgeldig
arbeid mogen verrichten. In al die contracten dient even zeer een vrijwaring
van alle betrokken partijen te worden opgenomen te verlenen door degene die in
strijd met het in dit artikel bedoelde verbod handelt.
9.3 De VvE die in strijd met het in dit artikel bedoelde
verbod handelt zal de Beheerder vrijwaren voor alle eventuele boetes en/of
andere sancties opgelegd aan de andere partij door een daartoe bevoegd orgaan
in verband met enige vermeende of geconstateerde overtreding van de andere
partij van de Wet Arbeid Vreemdelingen of in verband met enige aan deze wet
verwante wet- en/of regelgeving, alsmede voor schade die een direct dan wel
indirect gevolg hiervan is.
Verwerking persoonsgegevens
10. Doel
10.1 Beheerder en VvE stellen samen het doel van en de
middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast, zodat zij gezamenlijke
verwerkingsverantwoordelijken zijn.
10.2 Beheerder en VvE middels hun respectieve
verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de
AVG willen vaststellen, met name met betrekking tot de uitoefening van de
rechten van de betrokkenen en hun respectieve verplichtingen, om de informatie
te verstrekken zoals bedoeld in artikel 13 en 14 AVG.
10.3 Beheerder en VvE vervullen gezamenlijke de rol van verwerkingsverantwoordelijke
en bepalen wat hun respectieve verhouding met de betrokkenen is.
11. Definities
▪ Persoonsgegevens: alle informatie over een
geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de
betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijk persoon
die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een
identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een
online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke,
fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit
van die natuurlijke persoon.
▪ Verwerking: een bewerking of een geheel van
bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens. Denk daarbij aan verzamelen,
structureren, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
verstrekken, afschermen, wissen en vernietigen.
▪ Beperken van de verwerking: het markeren van
opgeslagen persoonsgegevens met als doel de verwerking ervan in de toekomst te
beperken.
▪ Betrokkene: degene van wie de Persoonsgegevens
worden verwerkt.
▪ Profilering: elke vorm van geautomatiseerde
verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens
bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijk persoon worden geëvalueerd.
▪ Pseudonimisering: het verwerken van
persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke
betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder dat er aanvullende gegevens worden
gebruikt.
▪ Bestand: elk gestructureerd geheel van
persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of
dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of
geografische gronden is verspreid.
▪ Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk
persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander
orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor
de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
▪ Verwerker: een natuurlijk persoon of
rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat
ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
▪ Ontvanger: een natuurlijk persoon of
rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan
niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.
▪ Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon,
een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de
betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de
personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de
verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.
▪ Toestemming van de betrokkene: elke vrije,
specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene
door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem
betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.
▪ Inbreuk in verband met persoonsgegevens: een
inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot
de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van
of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins
verwerkte gegevens.
▪ Gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die
verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijk persoon,
waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over
zijn gezondheidstoestand wordt gegeven.
▪ Onderneming: een natuurlijk persoon of
rechtspersoon die een economische activiteit uitoefent, ongeacht de rechtsvorm
ervan, met inbegrip van maatschappen en persoonsvennootschappen of verenigingen
die regelmatig een economische activiteit uitoefenen.
▪ Toezichthoudende autoriteit: een door een
lidstaat ingevolge artikel 51 AVG ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie
(Autoriteit Persoonsgegevens).
12. Verplichtingen tijdens en na beëindiging Beheerovereenkomst
12.1 Zowel tijdens de looptijd als na beëindiging van de
Beheerovereenkomst blijft de VvE onverminderd verplicht om op eerste verzoek
van Beheerder volledige medewerking te verlenen die nodig is om als Beheerder
aan de AVG en de Uitvoeringswet AVG te kunnen (blijven) voldoen.
12.2 Beheerder en de VvE zullen de lopende verplichtingen
ten aanzien van Persoonsgegevens blijven nakomen, indien daarvan na beëindiging
van de Beheerovereenkomst nog sprake is.
12.3 De algemene voorwaarden zijn van toepassing op de
verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de
Beheerovereenkomst.
13. Verkrijgen en gebruiken Persoonsgegevens
13.1 Beheerder en de VvE dienen passende maatregelen te
nemen zodat de Betrokkene de informatie en communicatie in verband met de
Verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk
toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal ontvangt.
13.2 De VvE is verantwoordelijk voor de juistheid van de
Persoonsgegevens die zij aan Beheerder verstrekt.
13.3 Beheerder en de VvE zullen ieder voor dat deel
waarvoor zij verantwoordelijk zijn, de Betrokkene waarvan de Persoonsgegevens
afkomstig zijn, correct moeten informeren.
13.4 Als de Persoonsgegevens bij de Betrokkene worden
verzameld, dient aan de Betrokkene bij de verkrijging van de Persoonsgegevens
reeds de volgende informatie te worden verstrekt, te weten:
a. identiteit en contactgegevens van Beheerder/de VvE;
b. het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd en
de rechtsgrond voor de verwerking;
c. als de rechtsgrond voor de Verwerking, de
gerechtvaardigde belangen van Beheerder, de VvE of een Derde (zoals een lid van
de VvE) betreft, de onderbouwing van die gerechtvaardigde belangen;
d. indien van toepassing, de contactgegevens van de functionaris
voor gegevensbescherming;
e. indien van toepassing, de ontvangers of categorieën
van ontvangers van de Persoonsgegevens;
f. voor welke periode de Persoonsgegevens worden
opgeslagen, dan wel welke criteria daarvoor worden gehanteerd;
g. dat de Betrokkene recht heeft Beheerder of de VvE te
verzoeken om inzage van, rectificatie of wissing van Persoonsgegevens of
beperking van de Verwerking, alsmede het recht tegen de Verwerking bezwaar te
maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
h. indien voor de Verwerking toestemming is verleend door
de Betrokkene, hij het recht heeft de toestemming op elk moment in te trekken;
i. de Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen
bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
j. dat de verstrekking van Persoonsgegevens is gebaseerd
op de Beheerovereenkomst, tenzij de verstrekking is gebaseerd op een wettelijke
verplichting, waarbij die wettelijke verplichting alsdan moet worden vermeld;
k. of de betrokkene verplicht is de Persoonsgegevens te verstrekken
en wat de mogelijke gevolgen zijn als hij dat niet doet.
13.5 Als de Persoonsgegevens niet van de Betrokkene zijn
verkregen, dan dient alsnog de volgende informatie aan de Betrokkene te worden
verschaft, te weten:
a. identiteit en contactgegevens van Beheerder/de VvE;
b. het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd en
de rechtsgrond voor de Verwerking;
c. de betrokken categorieën van Persoonsgegevens;
d. indien van toepassing, de ontvangers of categorieën
van ontvangers van de Persoonsgegevens;
e. indien van toepassing, de contactgegevens van de
functionaris voor gegevensbescherming;
f. voor welke periode de Persoonsgegevens worden
opgeslagen, dan wel welke criteria daarvoor worden gehanteerd;
g. als de rechtsgrond voor de Verwerking, de gerechtvaardigde
belangen van Beheerder, de VvE of een Derde (zoals een lid van de VvE) betreft,
de onderbouwing van die gerechtvaardigde belangen;
h. dat de Betrokkene recht heeft Beheerder of de VvE te
verzoeken om inzage van, rectificatie of wissing van Persoonsgegevens of
beperking van de Verwerking, alsmede het recht tegen de Verwerking bezwaar te
maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
i. indien voor de Verwerking toestemming is verleend door
de Betrokkene, hij het recht heeft de toestemming op elk moment in te trekken;
j. de Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen
bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
k. de bron waar Beheerder of de VvE de Persoonsgegevens
van heeft verkregen.
13.6 Indien artikel 13.5 van toepassing is, dan dient de
informatie zoals daarin beschreven, aan de betrokkene te worden verstrekt:
a. uiterlijk binnen één maand na de verkrijging van de
Persoonsgegevens, of zoveel eerder als mogelijk; of
b. uiterlijk op het eerste moment van contact met de
betrokkene, ingeval de Persoonsgegevens daarvoor worden gebruikt; of
c. uiterlijk op het moment waarop de Persoonsgegevens
voor het eerst aan een andere ontvanger worden verstrekt, ingeval de
Persoonsgegevens daarvoor worden gebruikt.
13.7 Beheerder en de VvE behoeven niet aan de
informatieverstrekking zoals bepaald in artikel 13.4 en 13.5 te voldoen, als de
Betrokkene reeds over die informatie beschikt. Indien Beheerder of de VvE
voornemens is Persoonsgegevens te gebruiken voor een ander doel dan waarvoor
die zijn verkregen, dan moet degene die dat wenst, de Betrokkene te informeren
over dat doel, met inachtneming van hetgeen in artikel 13.4 en 13.5 in de
Overeenkomst is bepaald.
13.8 Persoonsgegevens worden - met instemming van de VvE
- opgenomen in een gegevensbestand. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor
de uitvoering van de Beheerovereenkomst.
14. Datalekken
14.1 Indien bij Beheerder of de VvE een datalek heeft
plaatsgevonden waarbij het waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met
persoonsgegevens een (hoog) risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van
natuurlijke personen, dient de partij waarbij het datalek heeft plaatsgevonden
dit binnen 24 uur na ontdekking bij de ander te melden, alsook binnen 72 uur na
ontdekking te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens via haar meldloket.
14.2 Als niet duidelijk is of het datalek bij Beheerder
dan wel bij de VvE heeft plaatsgevonden, dan maakt degene onder wiens
verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen melding van het datalek
bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
14.3 Beheerder en de VvE verlenen elkaar alle informatie
en medewerking die is vereist indien sprake is van een datalek en houden elkaar
volledig op de hoogte over de voortgang na de melding van het datalek.
14.4 De kosten om het Datalek op te (laten) lossen komen
voor de partij waar het datalek heeft plaatsgevonden, dan wel indien daarover
onduidelijkheid bestaat, voor de partij onder wiens verantwoording de
betreffende Persoonsgegevens vallen.
15. Procedure rechten betrokkenen
15.1 Indien een Betrokkene een verzoek wil indienen
aangaande de uitoefening van één of meerdere van zijn rechten op basis van de
AVG, de uitvoeringswet AVG, dan wel overige wet- en regelgeving betreffende de
Verwerking van Persoonsgegevens, dient dit verzoek te worden gericht aan de
VvE.
15.2 De VvE zendt dit verzoek binnen redelijke termijn,
doch uiterlijk binnen 14 dagen door aan Beheerder, waarna Beheerder met de VvE
in overleg treedt over de wijze waarop dat verzoek zal worden afgehandeld.
15.3 Indien Beheerder en de VvE het niet eens zijn over
de afhandeling van een verzoek, dan bepaalt degene onder wiens verantwoording
de betreffende Persoonsgegevens vallen.
15.4 Voor zover kosten worden gemaakt voor het oplossen
van schendingen van de AVG, de uitvoeringswet AVG, dan wel overige wet- en
regelgeving, dan zijn de daarmee verband houdende kosten voor de partij onder
wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen.
16. Aansprakelijkheid
16.1 Beheerder en VvE verklaren dat zij zich bij het
verrichten van werkzaamheden waarbij sprake is van Verwerking van
Persoonsgegevens, althans waarop de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet-
en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens van toepassing
is, zullen conformeren aan deze regelgeving.
16.2 Indien Beheerder of de VvE in strijd met het in dit
artikel bedoelde gebod handelt, zal zij de ander vrijwaren voor alle eventuele
boetes en/of andere sancties die worden opgelegd door een daartoe bevoegd orgaan
in verband met enige vermeende of geconstateerde overtreding van de andere
partij van de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving
betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, alsmede voor schade die een
direct dan wel indirect gevolg hiervan is.
Klachten
16.3 Klachten over de door de Beheerder verrichte
werkzaamheden dienen door de VvE zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 30
dagen na ontdekking schriftelijk en/of elektronisch te worden gemeld aan de
Beheerder. Doet de VvE dit niet binnen de termijn van 30 dagen, dan vervalt het
recht voor de VvE om (herstel) werkzaamheden en/of schade van de Beheerder te
vorderen. De Beheerder verplicht zich na ontvangst van de melding binnen 15
dagen inhoudelijk te reageren.
16.4 Indien naar het oordeel van de VvE de Beheerder
tekort is geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen jegens de VvE, dient
de VvE hem - schriftelijk en/of elektronisch - in ieder geval in de gelegenheid
te stellen de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen en/of
schade te beperken en/of schade op te heffen.
16.5 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden jegens
de Beheerder vervallen 12 maanden na het moment waarop de VvE bekend werd of
redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en
bevoegdheden.
Uitsluiting van aansprakelijkheid
16.6 De Beheerder is niet aansprakelijk voor schade, van
welke aard ook, indien de Beheerder ter zake van de uitvoering van de aan de
Beheerder opgedragen werkzaamheden is uitgegaan van door de VvE verstrekte
onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij aan de kant van de Beheerder sprake
is van opzet of bewuste roekeloosheid.
Beperking van aansprakelijkheid
16.7 In alle gevallen is iedere aansprakelijkheid van de
Beheerder beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de
Beheerder gesloten Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd,
vermeerderd met het eigen risico dat de Beheerder in dat geval draagt.
16.8 In gevallen waarin de Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar
niet tot uitkering overgaat is de aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt
tot het bedrag van de Beheervergoeding dat de Beheerder in het voorafgaande
jaar aan de VvE gefactureerd heeft te vermeerderen met de omzetbelasting
daarover.
16.9 Onder de artikelen 16.7 en 16.8 is de
aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt. Deze beperkingen gelden echter niet
als de Beheerder schade heeft veroorzaakt als gevolg van opzet of bewuste
roekeloosheid.
16.10 In het geval van administratieve vergissingen of
gebreken aan de zijde van de Beheerder, is de Beheerder jegens de VvE verplicht
en gerechtigd onmiddellijk na constatering zelf en op zijn kosten voor herstel
daarvan zorg te dragen. In het geval de VvE als gevolg daarvan schade lijdt en
die schade minder is dan € 2.500,- per geval zal de VvE geen aanspraak maken op
vergoeding daarvan behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid.
Vrijwaring
16.11 De VvE vrijwaart de Beheerder tegen alle aanspraken
van derden, daaronder mede begrepen de leden van de VvE alsmede een
orgaan/persoon welke namens de VvE (onbevoegd) rechtshandelingen verrichten,
welke direct of indirect samenhangen met de uitvoering van de
Beheerovereenkomst. De VvE vrijwaart Beheerder in het bijzonder tegen
vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de VvE aan
beheerder onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, als gevolg van gebrekkige
besluitvorming door de vergadering van eigenaars en/of onbevoegdheid van een
persoon die namens de VvE een rechtshandeling met de Beheerder verricht.
17. Beëindiging
17.1 In geval van beëindiging van de Beheerovereenkomst
is de Beheerder bevoegd de afgifte van de onder hem berustende bescheiden op te
schorten totdat het uit hoofde van de tussen partijen gesloten overeenkomst
door de VvE aan hem verschuldigde bedrag integraal is voldaan.
17.2 Tot 3 maanden na het einde van de
Beheerovereenkomst, stelt de Beheerder de VvE of een door de VvE aan te wijzen
derde in de gelegenheid de (in gangbaar formaat waartoe onder meer pdf formaat
te rekenen valt) elektronisch en/ of schriftelijk vastgelegde administratie in
ontvangst te nemen.
17.3 Indien de VvE in gebreke blijft met het in ontvangst
nemen van de boekhouding en de administratie biedt de Beheerder de boekhouding
en de administratie bij aangetekende brief aan het Bestuur, bij het ontbreken
van een Bestuur aan de Voorzitter van de Vergadering van Eigenaars en bij het
ontbreken daarvan aan één der leden.
17.4 Indien de Beheerder na einde van deze overeenkomst
nog stukken ontvangt voor de VvE, hoeft de Beheerder niet voor afhandeling
daarvan zorg te dragen. De Beheerder zal de ontvangen stukken doorzenden naar
de nieuwe Beheerder van de VvE óf naar het bestuur van de VvE óf naar de
afzender onder vermelding van het feit dat zij niet meer als Beheerder
optreedt. De Beheerder kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen
van deze handelwijze.
18. Intellectuele eigendom en auteursrechten
18.1 Onverminderd het in deze algemene voorwaarden
bepaalde behoudt de Beheerder zich de rechten en bevoegdheden voor die de
Beheerder toekomen op grond van de Auteurswet.
18.2 Alle door de Beheerder verstrekte stukken, zoals
rapporten, adviezen, overeenkomsten, ontwerpen, schetsen, tekeningen, software
enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de VvE en mogen niet
door hem zonder voorafgaande toestemming van de Beheerder worden
verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden gebracht, tenzij uit
de aard van de verstrekte stukken anders voortvloeit.
18.3 De Beheerder behoudt het recht de door de uitvoering
van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken,
voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt
gebracht, zoals in ieder geval persoonsgegevens.
19. Integriteit
19.1 De Beheerder is zich bewust van het feit dat de
relatie met de VvE mede is gebaseerd op zorgvuldigheid, maatschappelijke
aanvaardbaarheid en integriteit. De Beheerder staat er dan ook voor in dat
iedere tegenstrijdigheid tussen persoonlijke en zakelijke activiteiten wordt
vermeden. Wanneer de VvE van mening is dat de naleving van dit artikel in het
geding is of komt, zal de VvE de Beheerder daarvan direct op de hoogte stellen.
19.2 De VvE onthoudt zich van activiteiten die de
Beheerder bij het vervullen van zijn opdracht kunnen belemmeren of diens
activiteiten kunnen doorkruisen.
19.3 Alle geschillen die voortvloeien uit de
beheerovereenkomst tussen partijen zullen worden beslecht door de bevoegde
rechter in de plaats waar de beheerder kantoor houdt.
19.4 Indien en voor zover enige bepaling uit de
Beheerovereenkomst dan wel uit deze Algemene Voorwaarden nietig wordt verklaard
of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van de Beheerovereenkomst dan
wel Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. Partijen zullen
alsdan met elkaar in overleg treden over een nieuwe bepaling ter vervanging van
de nietige/vernietigde bepaling waarbij zoveel mogelijk de strekking van de
nietige/vernietigde bepaling in acht wordt genomen.
19.5 De beheerder is gerechtigd de algemene voorwaarden
te wijzigen of aan te vullen.
19.6 Op de beheerovereenkomst en Algemene Voorwaarden is
het Nederlands recht van toepassing.